Už dávno prošla doba, kdy zaměstnanci v práci své příchody a odchody zapisovali do docházkové knihy nebo využívali klasické „píchačky“. Tyto časy by měly být už dávno a nenávratně za námi. Nicméně je stále poměrně mnoho podniků, které tyto zastaralé způsoby využívají. Svět technologií postupuje každý den mílovými kroky a docházkové systémy by neměly být výjimkou.
Podle zákoníku práce je každý zaměstnavatel povinen vést evidenci pracovní doby, práce přesčas, noční práce, aktivní a neaktivní pracovní pohotovosti zaměstnance tak, aby byl zaznamenán začátek a konec časového úseku, ve kterém zaměstnanec vykonával práci nebo měl nařízenou nebo dohodnutou pracovní pohotovost. Jednoduše řečeno, každý zaměstnavatel musí vést evidenci o docházce. A zde přicházejí na řadu docházkové systémy.
Docházkový systém se zpravidla skládá ze dvou částí. Ze zařízení, pomocí kterého si zaměstnanci zaznamenávají docházku – docházkový terminál a ze softwaru.
Docházkový terminál je zařízení, které pracuje na podobném principu jako běžní čtečky. Při příchodu nebo odchodu z práce docházkový terminál poskytne zaměstnanci možnosti jako například: příchod, odchod, oběd, soukromý odchod, služební cesta, lékař, doprovod apod. Po výběru možností musí dojít k ověření uživatele. Pracovník se může identifikovat zadáním hesla, pomocí karty/klíčeny. Mezi oblíbené způsoby ověření uživatele patří ověření prostřednictvím biometrických údajů. Terminály by měly být umístěny na místech, přes která zaměstnanci do práce přicházejí a také odcházejí. Dostatečný počet terminálů zajistí plynulý příchod a odchod zaměstnanců.
Pomocí softwaru můžete online monitorovat a spravovat docházku zaměstnanců, nastavovat časové zóny a přístupové úrovně. Docházku si mohou kontrolovat všichni zaměstnanci, avšak právo na správu údajů a nastavování příslušných oprávnění mají jen vybraní zaměstnanci především z ekonomického a personálního oddělení.
Výhody docházkového systému
Tenhle systém přináší podnikům množství výhod. Mezi hlavní benefity docházkových systémů můžeme zařadit:
- Jednoduché a efektivní řešení zapisování docházky
- Úspora práce a času
- Kompatibilita s dalšími systémy (stravovací, mzdový, účetní, …)
- Eliminování chyb a podvodů vzniklých při zapsání docházky
- Jednoduchá online kontrola zaměstnanců v reálném čase
- Zaměstnanci si dokážou snadno zkontrolovat počet odpracovaných hodin.
Pro koho je určený docházkový systém
Docházkový systém je určen v podstatě pro každý podnik, ať už má zaměstnanců 10 nebo 1000. Rozdíl je pouze ve velikosti celého systému a ve vybraných komponentech. Určitě každá firma ocení jednoduchost a automatizaci systému. Asi nikdo z nás si neumí představit, že by paní ekonomka musela ručně přepisovat a počítat odpracované hodiny za měsíc například pro 500 zaměstnanců. Toto pravidlo platí pro malé, ale také velké podniky. Prostřednictvím docházkového systému dochází k automatickému zapisování příchodů a odchodů zaměstnanců, což jistě ocení každý zaměstnavatel. Při klasickém zapisování docházky se stále setkáváme s případy, kdy někteří zaměstnanci lžou o době příchodu do práce nebo o jeho odchodu. Využitím docházkového systému eliminujete případné podvody při zapisování docházky.
Docházkový systém se ve většině případů propojuje se mzdovým systémem. Mzdový systém by měl podporovat nebo zahrnovat každý docházkový systém od ověřených výrobců. Pro podnik je nejvýhodnější, pokud jeden systém podporuje evidenci docházky a mzdy.
