Už dávno prešla doba, keď zamestnanci v práci svoje príchody a odchody zapisovali do dochádzkovej knihy alebo využívali klasické „pichačky“. Tieto časy by mali byť už dávno a nenávratne za nami. Avšak je ešte stále pomerne veľa podnikov, ktoré tieto zastaralé spôsoby využívajú. Svet technológií napreduje každý deň míľovými krokmi a dochádzkové systémy by nemali byť výnimkou.
Podľa zákonníka práce je každý zamestnávateľ povinný viesť evidenciu pracovného času, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej a neaktívnej pracovnej pohotovosti zamestnanca tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu alebo mal nariadenú alebo dohodnutú pracovnú pohotovosť. Jednoducho povedané, každý zamestnávateľ musí viesť evidenciu o dochádzke. A tu prichádzajú na rad dochádzkové systémy.
Dochádzkový systém sa spravidla skladá z dvoch častí. Zo zariadenia, pomocou ktorého si zamestnanci zaznamenávajú dochádzku – dochádzkový terminál a zo softvéru.
Dochádzkový terminál je zariadenie, ktoré pracuje na podobnom princípe ako bežné čítačky. Pri príchode alebo odchode z práce dochádzkový terminál poskytne zamestnancovi možnosti ako napríklad: príchod, odchod, obed, súkromný odchod, služobná cesta, lekár, sprievod a pod. Po výbere možností musí dôjsť k overení užívateľa. Pracovník sa môže identifikovať zadaním hesla, pomocou karty/ kľúčenky atď. Medzi obľúbené spôsoby overenia užívateľa patrí overenie prostredníctvom biometrických údajov. Terminály by mali byť umiestnené na miestach, cez ktoré zamestnanci do práce prichádzajú a aj odchádzajú. Dostatočný počet terminálov zabezpečí plynulý príchod a odchod zamestnancov.
Pomocou softvéru môžete online monitorovať a spravovať dochádzku zamestnancov, nastavovať časové zóny a prístupové úrovne. Dochádzku si môžu kontrolovať všetci zamestnanci, avšak právo na spravovanie údajov a nastavovanie príslušných oprávnení majú len vybraní zamestnanci predovšetkým z ekonomického a personálneho oddelenia.
Výhody dochádzkového systémy
Takéto riešenie prináša podniku množstvo výhod. Medzi hlavné benefity dochádzkových systémov môžeme zaradiť:
- Jednoduché a efektívne riešenie zapisovania dochádzky
- Úspora práce a času
- Kompatibilita s ďalšími systémami (stravovací, mzdový, účtovnícky,..)
- Eliminovanie chýb a podvodov vzniknutých pri zapísaní dochádzky
- Jednoduchá online kontrola zamestnancov v reálnom čase
- Zamestnanci si dokážu ľahko skontrolovať počet odpracovaných hodín.
Pre koho je určený dochádzkový systém
Dochádzkový systém je určený v podstate pre každý podnik, či už má zamestnancov 10 alebo 1000. Rozdiel je len vo veľkosti celého systému a vy vybraných komponentoch. Určite každá firma ocení jednoduchosť a automatizáciu systému. Asi nikto z nás si nevie predstaviť, že by pani ekonómka musela ručne prepisovať a počítať odpracované hodiny za mesiac napríklad pre 500 zamestnancov. Toto pravidlo platí pre malé, ale aj veľké podniky. Prostredníctvom dochádzkového systému dochádza ku automatickému zapisovaniu príchodov a odchodov zamestnancov, čo určite ocení každý zamestnávateľ. Pri klasickom zapisovaní dochádzky sa stále stretávame s prípadmi, kedy niektorí zamestnanci klamú o čase príchodu do práce alebo o jeho odchode. Využitím dochádzkového systému eliminujete prípadné podvody pri zapisovaní dochádzky.
Dochádzkový systém sa vo väčšine prípadov prepája s mzdovým systémom. Mzdový systém by mal podporovať alebo zahŕňať každý dochádzkový systém od overených výrobcov. Pre podnik je najvýhodnejšie, ak jeden systém podporuje evidenciu dochádzky a mzdy.
